Как составлять письменное предложение
Форма предложения должна соответствовать содержанию. Это относится не только к продукции и её упаковке. Предложение является, в определенном смысле, первым изделием, которое заказчик имеет возможность увидеть, поэтому его оформлению следует уделить необходимое внимание. И, хотя требования выглядят банально, все же перечислим моменты, на которые следует обратить особое внимание:Безукоризненный и, главное, безошибочный текст. Правильный и полный адрес. Наглядное расположение материала. Надежная упаковка и конверт.
Особое внимание должно быть уделено четкой структуре. Четко структурированное предложение облегчает адресату его изучение и позволяет легко выделить основные моменты для сравнения с конкурентными материалами. Структура предложения должна обладать внутренней логикой, понятной адресату и облегчающей использование материалов. При большом объеме рекомендуется дать нумерацию отдельных частей и привести содержание с указателем страниц. С особой тщательностью следует подходить к точности изложения. Ясные выражения, отказ от мешающих восприятию пустых фраз, безупречный язык и использование только общепринятых специальных терминов гарантируют, что предложение будет правильно понято. К сожалению, на практике, особенно для технической продукции и услуг, часто используются такие названия и обозначения, которые известны только инженерно-техническим работникам предприятия-поставщика.
Содержание предложения
Введение
Как и в личном общении, первые слова являются важнейшими, они должны произвести первое впечатление и вызвать интерес. Во введении Вы должны указать повод, который побудил Вас обратиться с предложением, привести основные сведения о своем предприятии, наименование и адрес местного представительства (если оно имеется), сведения об организации технического обслуживания или обеспечении запасными частями.
Можно использовать также следующие варианты начала:
Перечисление нескольких важнейших клиентов из отрасли заказчика.
Приглашение посетить других заказчиков, купивших Вашу продукцию, и ознакомиться с ней.
Повторение условий использования и обоснования выбора предлагаемого изделия.
В этом разделе могут быть приведены все доводы в пользу приобретения предлагаемого изделия, все аргументы, которые обычно выдвигаются на переговорах.
Объем поставки. Количество
В отношении количественных характеристик следует обратить внимание на указание размерностей этих величин в соответствии с действующими стандартами.
Продукция
Описание продукции должно содержать по возможности все её особенности, свидетельствующие в пользу поставщика.
Обычно указываются:
функции;
технические данные;
мощность;
соответствие стандартам;
размеры, масса, вес;
указания по хранению;
рекомендации по эксплуатации.
Упаковка. Цена. Базисные условия поставки
При установлении цены следует учитывать валюту, оговорку об изменении соотношения курсов валют, оговорку об индексации цен. Кроме того, в предложении можно указать:
Условия оплаты.
Срок действия предложения.
Гарантии.
Условия приемки-сдачи.
Оговорку о собственности.
Ответственность.
Налоги.
Законодательство, применяемое в спорных ситуациях.
После получения письменного предложения Ваш потенциальный клиент имеет, как правило, общее впечатление о предлагаемом Вами товаре, и поэтому переговоры пойдут гораздо быстрее, чем, если бы Вы начали свою личную встречу с ним с объяснения, что представляет из себя предлагаемый Вами товар и для чего, по Вашему мнению, он ему (клиенту), собственно говоря, нужен. Это экономит время и Ваше, и клиента. Кроме того, если Вас пригласили на встречу после получения от Вас письменного предложения, значит, клиент морально готов сделать Вам заказ и, значит, скорее всего, речь пойдет об условиях сделки и деталях. И многое будет зависеть от Вашего умения вести переговоры.